Ce este o traducere apostilată?

Dacă a fost cel puțin o dată în care te-ai întrebat ce este o traducere apostilată, ori ce înseamnă o „apostilă” și cum se obține, dar mai ales de unde, îți răspundem noi în acest articol de blog. Continuăm ghidul traducerilor pentru a înțelege mai bine nevoile pe care le ai atunci când vine vorba despre traducerea documentelor și utilizarea lor în altă țară. 

Tot aici vei afla care sunt atribuțiile notarului și de ce plătim atâția bani „doar pentru o ștampilă”.

Pentru a vedea ce înseamnă o traducere legalizată, ce documente sunt legalizate și unde, poți da click aici.

Ce este o traducere apostilată și cum se obține?

Întrucât nu există un registru universal de recunoaștere a legalizărilor, a fost inventată „apostila”, o formă specifică de legalizare stabilită prin Convenția de la Haga, din 1961. Aceasta este destinată simplificării procedurii de recunoaștere a documentelor oficiale emise într-unul dintre statele membre ale convenției, astfel încât să i se recunoască valabilitatea în alt stat membru. 

Atenție! Pentru actele emise în România, apostila se poate emite doar de autorități române.

Aici ai lista actualizată a statelor semnatare ale convenției cu privire la suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine, Haga, 1961: https://www.hcch.net/en/states/hcch-members.

Procesul de obținere a apostilei presupune aplicarea unei ștampile speciale pe document, fără necesitatea legalizării suplimentare pentru țările semnatare ale convenției. În România, apostilarea se realizează de către autoritățile desemnate, cum ar fi: Camera Notarilor, Prefectura, Tribunalul sau Ministerul Afacerilor Externe.

Care este procedura pentru apostilă?

Procedura aplicării apostilei este necesară pentru atestarea valabilității în străinătate a unui act eliberat în România. 

În baza Legii nr. 202/2010 privind unele măsuri pentru accelerarea soluționării proceselor, apostilarea și supralegalizarea actelor notariale se îndeplinesc de Camera Notarilor în a cărei circumscripţie îşi desfăşoară activitatea notarul public care a instrumentat actul notarial ce urmează să fie apostilat/supralegalizat. Camera Notarilor Publici București aplică apostila și efectuează procedura de supralegalizare pe actele notariale întocmite de notarii publici din această Cameră.

Camera Notarilor Publici are sedii în toate județele din țară, fiecare acoperind o rază de câteva orașe.

Apostila și supralegalizarea pe hotărâri judecătoreşti, acte emise de executori judecătorești și acte emise de registrul comerțului se aplică de tribunal (Ministerul Justiției).

Atribuțiile notarului public

Notarul public în România are rolul de a conferi caracter autentic actelor juridice la care participă, asigurând legalitatea și siguranța acestora. Printre atribuțiile notarului se enumeră:

• Redactarea actelor notariale (cum ar fi contracte de vânzare-cumpărare, donații, testamente);
• Legalizarea semnăturilor;
• Certificarea copiilor după documente originale;
• Păstrarea testamentelor;
• Consilierea părților cu privire la consecințele juridice ale actelor întocmite.

Notarii publici contribuie la siguranța circuitului civil și sunt responsabili de verificarea identității părților, capacitatea lor de a încheia acte juridice, precum și de conformitatea actelor cu legislația în vigoare. Notarul public oferă garanția legalității și siguranței actelor autentificate, având și rolul de a preveni litigiile. Pentru a deveni notar, candidații trebuie să îndeplinească anumite condiții stricte, inclusiv să fie licențiați în drept și să promoveze un examen de admitere, urmat de un stagiu de pregătire.

Rolul și atribuțiile notarului, precum și procedurile de legalizare, traducerea legalizată și apostilarea sunt reglementate în România prin acte normative specifice, asigurându-se astfel cadrul legal pentru recunoașterea și autentificarea documentelor în relațiile juridice interne și internaționale.

La cererea justificată a părților, notarul public poate îndeplini acte în legătură cu înscrisurile întocmite de părți într-o altă limbă decât cea română, numai dacă notarul instrumentator cunoaște limba în care sunt întocmite actele sau după ce a luat cunoștință de cuprinsul acestora prin interpret, caz în care un exemplar tradus în limba română și semnat de cel ce a efectuat traducerea va fi atașat la dosar.

De ce se percep taxe notariale?

Taxele notariale se percep pentru serviciile notarului, care includ verificarea legalității documentelor, consilierea juridică, asigurarea conformității actelor cu legislația în vigoare și garantarea autenticității acestora. Aceste taxe reflectă complexitatea serviciilor juridice, responsabilitatea notarului în procesul de autentificare și costurile administrative asociate.

Ce documente pot fi apostilate și unde?

Camera Notarilor Publici:

• Documentele care emană de la o autoritate sau de la un funcționar al unei jurisdicții a statului, inclusiv cele care emană de la Ministerul Public, de la un grefier sau de la un executor judecătoresc;
• Documentele administrative;
• Actele notariale;
• Declarațiile oficiale, cum ar fi: cele privind mențiuni de înregistrare, viză de învestire cu dată certă și legalizări de semnătură, depuse pe un act sub semnătură privată.

Atenție! Acte care nu se apostilează:

• Actele emise de autorități străine ce urmează a fi folosite în România. Aceste documente pot fi apostilate ori supralegalizate doar în statele emitente,
• Actele întocmite de către notarii stagiari,
• Traducerile legalizate ale unor înscrisuri sub semnătură privată, cu excepția celor care au fost supuse unei proceduri notariale cum sunt: dată certă, legalizare de semnătură, copie legalizată etc,
• Documente ce conțin corecturi, ștersături, modificări, adăugiri neconfirmate oficial. În cazul certificatelor de stare civilă, titularul trebuie să solicite preschimbarea lor cu un certificat completat în mod corect.

Tribunal (Ministerul Justiției):

• Hotărâri judecătoreşti (în copie legalizată, emise de instanţele judecătoreşti române (hotărârile judecătoreşti trebuie să fie legalizate de instanţa care le-a pronunţat, cu numele în clar, de către grefierul care legalizează hotărârea sau de către preşedintele instanţei);
• Actele originale emise de Registrul Comerţului (de ex.: Certificat Constatator etc. – actul trebuie să fie emis sub antetul Ministerului Justiției);
• Sentinţă civilă;
• Certificat constatator;
• Certificat de înregistrare.

Prefectura:

• Acte referitoare la starea civilă: certificat de stare civilă (certificat de naștere, de căsătorie, de deces), extras de pe actele de stare civilă, act privind mențiunile înscrise pe actele de stare civilă, certificat de divorț pe cale administrativă;
• Acte care fac dovada schimbării numelui pe cale administrativă;
• Acte care atestă componența familiei (certificat, atestat)
• Certificate de atestare a domiciliului și a cetățeniei române
• Certificate de cazier (judiciar, fiscal etc.)
• Acte care dovedesc calificarea într-o meserie: pregătirea profesională obținută în sistemul de formare profesională pentru adulți (certificat/diplomă de absolvire, certificat de calificare profesională), certificat de competențe profesionale, atestat privind calificarea – pregătire și experiență profesională), certificate de atestare (tehnico-profesională, pentru transportul rutier etc.), certificate/autorizații de traducător, certificate de pregătire profesională (în domeniul transportului rutier de mărfuri etc.), confirmarea autenticității certificatului (dobândit în domeniul transportului naval), adeverințe care atestă calificarea (de consilier juridic, pregătirea profesională a instructorilor de conducere auto etc.);
• Acte privind recunoașterea calificării pentru activitățile profesionale din domeniul medical: certificat (de membru, de conformitate, profesional curent), adeverință (de confirmare, de rezident, cu stagiile efectuate), atestat (de liberă practică, de studii complementare), recomandare;
• Acte cu caracter fiscal: certificat (de rezidență fiscală, de atestare fiscală privind impozitele plătite etc.), adeverință (de venit etc.);
• acte referitoare la raporturile de muncă/serviciu (stagiul de cotizare, adeverințe prin care se atestă activitatea desfășurată, vechimea în muncă, în meserie și în specialitate);
• Acte de studii (diplomă de bacalaureat – vizată de Inspectoratul Școlar Județean/al Municipiului București, diplomă de absolvire a școlii postliceale, diplomă de licență și anexele la aceasta: foi matricole, programe analitice), atestate de echivalare a studiilor, adeverințe (prin care se atestă calificarea profesională – redactată în limba româna și în limba engleza), vizate de Centrul Național de Recunoaștere și Echivalare a Diplomelor;
• Acte ce au caracter medical (adeverința medicală, certificat de concediu medical, dovada de vaccinare, referat medical), certificat de încadrare în grad de handicap, vizate de Direcția de Sănătate Publică Județeană/ a Municipiului București;
• Certificat provizoriu de înlocuire a cardului european de sănătate;
• Certificat de botez, certificat de cununie, sentința de divorț bisericesc, adeverințe – vizate de autoritatea superioară (episcopie, arhiepiscopie, mitropolie);
• Alte acte ale autorităților administrației publice centrale și locale: atestat (pentru exercitarea profesiei de agent de pază și ordine, de detectiv particular, de persoană sau familie aptă să adopte etc.), autorizație (de procurare armă și muniție, de liberă practică, pentru desfășurarea activității de diriginte de șantier etc.), aviz (de exercitare a profesiei de asistent social, pentru desfășurarea activității de liberă practică medicală veterinară etc.), brevet de turism, decizie (de pensionare, medicală asupra capacității de muncă, privind încetarea/suspendarea plății ajutorului de șomaj, de acordare/suspendare a indemnizației pentru creșterea copilului, de acordare a alocației de stat pentru copii), dispoziție (privind numirea unui curator/tutore), hotărâre (privind plasamentul copilului), licența (de antrenor, de funcționare a societăților specializate sau a cabinetelor individuale de detectivi particulari, pentru transport public, de organizare a jocurilor de noroc etc.), permis (de armă, de vânătoare);
• Extrase ale registrelor deținute de un organ al administrației publice, atestate, adeverințe și certificate prin care se confirmă exactitatea sau realitatea unui fapt, se atestă o anumită calitate sau un drept, în vederea valorificării anumitor drepturi (extras de carte funciară, extras din arhivele naționale sau acte privind calitatea de titular de alocație pentru copii ori faptul că titularul nu are calitatea de asigurat, acte referitoare la dreptul la liberă circulație, la exercițiul drepturilor electorale, la calitatea de șomer etc.), eliberate în temeiul legii.

Atenție! Documente care nu se apostilează:

• Acte care urmează a fi folosite în state care nu fac parte din Convenția de la Haga;
• Copii/traduceri după acte administrative;
• Documentele care emană de la o autoritate sau de la un funcționar al unei jurisdicții a statului, inclusiv cele care emană de la ministerul public, de la un grefier sau de la un executor judecătoresc, precum și declarațiile oficiale, cum ar fi: cele privind mențiuni de înregistrare, viza de învestire cu data certă și legalizări de semnătură, depuse pe un act sub semnătura privată;
• Acte sub semnătură privată;
• Acte eliberate de misiunile diplomatice ori de oficiile consulare ale României în străinătate;
• Livrete de familie;
• Extrase multilingve ale datelor de stare civilă;
• Certificat de înregistrare a rezidenței pe teritoriul României;
• Diplome onorifice;
• Adeverințe de asigurat (care înlocuiesc cardul național de asigurări sociale de sănătate);
• Certificat de absolvire a cursului de infirmiere, eliberat de OAMGMAMR.

Astăzi ai aflat ce este o traducere apostilată și care sunt etapele unui astfel de proces, toate fiind elemente esențiale pentru conferirea valabilității internaționale a documentelor. 

Notarii și traducătorii autorizați joacă roluri fundamentale în asigurarea autenticității și corectitudinii actelor și traducerilor, justificând astfel taxele percepute pentru serviciile lor. 

Aceste proceduri contribuie la fluidizarea și securizarea tranzacțiilor și relațiilor juridice internaționale și facilitează recunoașterea documentelor românești pe un teritoriu internațional.