Evenimentele hibride au devenit o opțiune firească pentru companiile care își doresc să reunească participanți din mai multe țări, fără ca prezența fizică să fie o condiție. O parte dintre invitați sunt în sală, alte persoane urmăresc conferința online și speakerii pot interveni din locații diferite.
Acest format oferă mai multă flexibilitate, însă aduce și provocări suplimentare atunci când este nevoie de interpretariat. Dacă într-o conferință desfășurată exclusiv în sală organizarea este relativ simplă, un eveniment hibrid presupune sincronizarea participanților, a platformelor online și a echipamentelor tehnice, astfel încât mesajul să ajungă clar la fiecare persoană, indiferent de locul din care participă.
Interpretariatul la evenimente hibride începe cu planificarea formatului
Primul pas este stabilirea modului în care se va desfășura evenimentul.
Vor exista participanți atât în sală, cât și online? Speakerii vor susține prezentările din aceeași locație sau vor interveni de la distanță? Publicul online va putea adresa întrebări în timp real?
Răspunsurile la aceste întrebări influențează direct organizarea serviciului de interpretariat. Echipa tehnică și interpreții trebuie să cunoască încă din faza de planificare cum va circula informația dintre participanți și ce platforme vor fi utilizate.
Interpretariatul are nevoie de o soluție tehnică adaptată
În cadrul unui eveniment hibrid, interpretarea nu ajunge doar în căștile participanților din sală. Ea trebuie transmisă și către platforma online, astfel încât participanții conectați de la distanță să selecteze canalul audio în limba dorită.
Acest lucru presupune integrarea sistemului de interpretariat cu platforma utilizată pentru eveniment și verificarea compatibilității dintre toate echipamentele implicate.
O testare completă înainte de începerea conferinței reduce semnificativ riscul apariției unor probleme tehnice în timpul transmisiunii.
Calitatea sunetului influențează calitatea interpretării
Interpreții lucrează exclusiv pe baza mesajului pe care îl aud. Dacă sunetul este întrerupt, are ecou sau este distorsionat, interpretarea devine mult mai dificilă.
Acest aspect este și mai important în cazul participanților online. Microfoanele de calitate redusă, conexiunile instabile sau intervențiile din spații zgomotoase pot afecta atât experiența interpreților, cât și pe cea a publicului.
De aceea, organizatorii ar trebui să stabilească din timp cerințele tehnice pentru speakerii care participă de la distanță și să programeze o sesiune de test înaintea evenimentului.
Materialele transmise în avans îi ajută pe interpreți
Ca în orice proiect de interpretariat simultan, pregătirea începe înainte de ziua conferinței.
Agenda, prezentările, lista speakerilor și documentele de lucru permit interpreților să studieze terminologia și să înțeleagă contextul fiecărei sesiuni.
În cazul evenimentelor hibride, această etapă este cu atât mai importantă, deoarece ritmul prezentărilor este adesea mai alert, iar timpul disponibil pentru clarificări este limitat.
Interpretariatul la evenimente hibride presupune o colaborare strânsă cu toate echipele
Succesul unui eveniment hibrid depinde de colaborarea dintre organizatori, echipa tehnică, moderator, speakeri și interpreți.
O întâlnire de briefing organizată înainte de conferință permite clarificarea ultimelor detalii și stabilirea modului în care vor fi gestionate întrebările din public, schimbările de agendă sau eventualele intervenții neplanificate.
Atunci când fiecare participant își cunoaște rolul, conferința se desfășoară mult mai fluent.
Ce informații ar trebui să pregătească organizatorii?
Înainte de confirmarea serviciului de interpretariat, este util ca organizatorii să poată răspunde la câteva întrebări esențiale:
- Care sunt combinațiile lingvistice pentru eveniment?
- Câți participanți vor fi prezenți în sală și câți online?
- Ce platformă va fi utilizată pentru transmisie?
- Speakerii participă din aceeași locație sau de la distanță?
- Sunt disponibile agenda și prezentările?
- Există termeni tehnici sau materiale care pot fi transmise interpreților înainte de eveniment?
Aceste informații permit echipei de interpretariat să pregătească atât partea lingvistică, cât și soluția tehnică potrivită.
Cum te poate ajuta AB Traduceri?
La AB Traduceri organizăm proiecte de interpretariat la evenimente hibride pentru companii, instituții și organizații care desfășoară conferințe, summit-uri, congrese și întâlniri internaționale.
Analizăm formatul evenimentului încă din etapa de planificare și colaborăm cu organizatorii pentru alegerea celei mai potrivite soluții tehnice. Punem la dispoziție interpreți profesioniști, cabine de interpretare conforme standardelor internaționale, receptoare, sisteme audio și suport tehnic pentru integrarea interpretariatului cu platformele online utilizate în cadrul evenimentului.
Înainte de fiecare proiect, interpreții primesc materialele disponibile și se documentează asupra terminologiei specifice domeniului, astfel încât participanții să beneficieze de o experiență fluentă, indiferent dacă urmăresc conferința din sală sau de la distanță.
Interpretariatul la evenimente hibride contribuie la o experiență unitară
Participanții la un eveniment hibrid se află în locuri diferite, însă experiența lor ar trebui să fie aceeași. Mesajele trebuie să ajungă clar, întrebările să fie adresate fără întârzieri, iar comunicarea să decurgă firesc pe parcursul întregii conferințe.
Atunci când interpretariatul este planificat încă din faza de organizare și este susținut de o soluție tehnică potrivită, diferența dintre participarea din sală și cea online aproape că dispare. Acesta este obiectivul unui eveniment internațional bine organizat: fiecare participant să se poată concentra asupra conținutului, nu asupra modului în care acesta ajunge la el.
